Blogs et savoirs: Travail collaboratif

Le travail collaboratif progresse dans les entreprises

Mon, 01 Oct 2007 01:33:02 GMT

Intranet et le collaboratif

Il est écrit sur le site journaldunet.com : Intranet : le collaboratif monte en puissance. Il s’agit d’un article très intéressant nous démontrant les résultats d’une enquête effectuée auprès d’entreprises françaises au cours de l’année 2006.

Voici l’intégrale de l’article rédigé par Antoine CROCHET-DAMAIS de JDN solutions de la rubrique Sommaire Intranet-Extranet.

Intranet : le collaboratif monte en puissance

Dans enquête 2006, l'Observatoire de l’Intranet et des TIC met en valeur un intérêt croissant des entreprises pour les fonctions de collaboration et de gestion des connaissances. (11/05/2006)

http://www.journaldunet.com/solutions/0605/060511_intranet.shtml

Pour la plupart des entreprises françaises (55%), le dialogue avec les employés, notamment mis en œuvre autour d'un intranet, fait figure de priorité, devant la gestion de la relation client (40%) et l'extranet ou les liens avec les partenaires (20%). La tendance est mise en valeur par l'Observatoire de l’Intranet et des TIC dans son enquête 2006.

Les sites transversaux d'information et de communication, ciblant l'ensemble des collaborateurs, représentent encore la majorité des sites intranets", constate l'observatoire dans son commentaire.

Le groupement français note néanmoins une réduction de ce pourcentage au profit des sites collaboratifs transversaux. Des environnements présentant aussi bien des fonctions de dématérialisation des procédures (demande de congés, note de frais, etc.) que des outils collaboratifs plus classiques (travail partagé, agendas, etc.).

Présents chez plus de 40% des entreprises, les sites verticaux ou métiers se développent également, notamment dans l'optique de répondre à une direction ou une entité particulière. "En quelque sorte, l'accent semble désormais porter sur les réponses spécifiques, après une première phase orientée vers les besoins génériques", résume Michel Germain de la société de conseil Arcus.

Types de sites disponibles

Sites transversaux d'information et de communication

64%

Sites transversaux de collaboration

38%

Sites verticaux d'information

41%

Sites verticaux de collaboration

23%

Source Observatoire de l’Intranet et des TIC 2006

Les tendances en matière de fonctionnalités confirment l'intérêt des entreprises envers les environnements de collaboration.

Sur les 120 acteurs français privés et publics interrogés par l'observatoire, 33% affirment proposer des dispositifs de Groupware (ou travail de groupe), et 29% des workflow (suivi des processus métiers) génériques. Les outils à caractère métier arrivent juste derrière, 27% des sondés évoquant la présence de workflow de nature spécifique.

En fin de peloton, on retrouve les applications de gestion de la relation clients (18%), les progiciels de gestion intégrés accessibles depuis l'intranet (9%), et les applications de gestion de la chaîne logistique (7%).

Gestion des connaissances

Moteurs de recherche plein texte

36%

Moteurs de recherche indexé

30%

Outils de gestion de contenu

23%

Attribution de métadonnées

21%

Procédures et solutions d'archivage

20%

Outils décentralisés de gestion de contenu

20%

Indexation des contenus, taxonomie

14%

Outils de gestion de thésaurus

Source Observatoire de l’Intranet et des TIC 2006

Sur le plan des systèmes de gestion des connaissances (KM), l'observatoire souligne l'utilisation croissante des moteurs de recherche indexés (évoqués par 30% des répondants), au détriment des moteurs de recherche plein texte, plus simples et moins précis - qui demeurent néanmoins en tête des fonctions de KM les plus souvent cités dans l'enquête.

Même tendance pour les outils de gestion de contenus et les systèmes de structuration des connaissances (ou gestion des métadonnées), respectivement évoqués par 23% et 21% des personnes consultées.

Antoine CROCHET-DAMAIS, JDN Solutions dans Sommaire Intranet-Extranet

Un futur florissant pour les TIC en entreprise?

Une série d’articles rédigés par Fabrice Deblock de JDN solutions met en évidence les transformations du travail collaboratif qui, en principe, devraient s’opérer grâce à la venue des Millénials, ces personnes nées dans les années 1980 qui sont déjà à l’aise avec les nouvelles technologies de l’information et des communications. Ils sont plus aptes à travailler en collaboration. Par contre, la résistance aux changements des travailleurs, en moyenne, demeure flagrante. En 2007, une éducation reste encore à faire pour transformer certaines habitudes de travail.

Voici une partie de l’article de Fabrice Deblock :

Les nouvelles formes du travail collaboratif

Wikis, flux RSS, réseaux sociaux, revues de projet en conférence Web... Les nouvelles fonctionnalités sont là, poussées par les éditeurs. Mais les usages, eux, émergent lentement. Heureusement, les Millenials arrivent.
http://www.journaldunet.com/solutions/0703/070326-enquete-collaboratif/1.shtml

Ce qui frappe de prime abord, c'est le contraste entre, d'une part, certains utilisateurs ravis de pousser les solutions de travail collaboratif dans leurs retranchements et, d'autre part, des experts de la question plutôt dépités de constater que le niveau d'utilisation des fonctionnalités de ces solutions est, globalement, très bas.

Qu'à cela ne tienne : de nouvelles formes de travail collaboratif arrivent à grands pas, bousculant sur leur passage archaïsmes, freins, barrières et autres habitudes propres à des structures organisationnelles encore trop poussiéreuses.

Car, comme le rappelle Serge Levan, fondateur de Main Consultants, les outils collaboratifs exigent d'instaurer au sein des équipes la "communication par principe", par opposition à la "domination par principe". Bref, une véritable révolution copernicienne reste à opérer dans les entreprises.

Les nouvelles formes du travail collaboratif

Le défi des Millenials

En savoir plus

Relever le défi des Millenials

http://www.journaldunet.com/solutions/0703/070326-enquete-collaboratif/5.shtml

Selon une étude commanditée par Xerox et réalisée par Forrester Consulting, l'arrivée sur le marché du travail des personnes nées dans les années 1980, les "Millenials", va bouleverser les méthodes de travail collaboratif.

L'étude intitulée "Is Europe Ready for the Millennials ?" montre qu'une grande majorité des cadres européens reconnaissent que leurs nouveaux salariés ont une approche et une utilisation des technologies totalement différentes des générations antérieures.

Selon l'étude, seule une petite minorité d'entreprises propose les derniers outils collaboratifs, tels que webcasts, blogs/wikis, vidéoconférences ou accès distant à Internet et au courrier électronique. Seuls 39% des cadres collaborent via le Web avec leurs fournisseurs et partenaires pour le développement de produits et de services. Enfin, 52% d'entre eux n'ont pas l'intention d'utiliser ces outils.

"Les Millenials sont habitués à recevoir de l'information qui vient de partout, en permanence. Ils sont multitâche, travaillent par petites unités en P2P. Ce sont des gens qui sont à l'aise avec le changement et la logique floue. Ils veulent tout, tout de suite, comme la réponse à un e-mail. Ils aiment les informations synthétiques", déclare Hervé Farret, responsable du recrutement chez Xerox.

"Chez nous, les réseaux de l'entreprise se sont adaptés à ce type de comportements : messagerie instantanée, utilisation des documents Docushare*, communication avec nos candidats par SMS. Nous réfléchissons même à diffuser nos annonces par SMS. Nous avons également doté nos collaborateurs - 55 000 personnes - d'une clé USB pour faciliter la diffusion de cette information nomade", complète Hervé Farret.

Les entreprises réussiront-elles à s'adapter à cette nouvelle génération de collaborateurs et à ses besoins? Encore une fois, rien n'est moins sûr. "En 2007, dans le domaine des pratiques collaboratives en ligne appliquées au mode projet, 90% des collaborateurs utilisent le simple partage de fichiers. Dans les 10% restants, c'est de la discussion en ligne, asynchrone ou en temps réel. Mais cela ne va pas au-delà du bavardage, il n'y a pas de discussion structurée, avec coproduction de contenus, tout simplement parce que la pratique même d'une discussion en ligne structurée s'apprend", avance Serge Levan (Main Consultants).

"Sur le collaboratif, on est sur une base de successions d'échecs. On a parlé de KM, de Groupware, on avait des solutions de type GroupWise, Notes et Exchange, qui permettaient de mener à bien un certain nombre de projets. On constate au final que le collaboratif se résume à de la messagerie, des agendas partagés, du répertoire réseau", assène Frédéric (Clever Age).

Bref, de nouveaux besoins, des outils qui se mettent à la page mais des habitudes de travail qui tardent encore à se transformer.

* Docushare est un logiciel de gestion de contenu autorisant le travail collaboratif, les webconférences et disposant de fonctionnalités de gestion des blogs et wikis.

Fabrice Deblock, JDN Solutions, 26/03/07 dans Les Wikis

Travail collaboratif et éducation

Sun, 01 Apr 2007 00:12:48 GMT

Une page Web rassemble des informations et de la documentation concernant le travail collaboratif en éducation sur le site cndp.fr : http://www.cndp.fr/dossiersie/52/ptidos52.asp

Outils de publication et de travail collaboratif

Il est écrit sur ce site :

Les Dossiers de l’ingénierie éducative reviennent sur les blogs, wikis, SPIP et CMS (Content Management Systems), avec pour ambition de rester précis.

Blogs et wikis des kits de publication pour tous

Qu’est-ce qu’un wiki ? Qu’est-ce qu’un blog ? Comment les installer ? Comment s’en servir ? Quels usages à l’école ?
À lire (PDF, 629 ko, 6 pages)

Journaux scolaires sous spip

Un espace collaboratif privé qui alimente un site dynamique organisé en rubriques et articles : la configuration de SPIP convient précisément à l’organisation de journaux scolaires en ligne.
À lire (PDF, 475 ko, 3 pages)

Quel outil pour quel projet de publication ?

Comment choisir son « CMS » ou « Content Management System », autrement dit son « système de gestion de contenu » ?

Choisir une plateforme : un exemple à l’IUFM

Choisir un outil de publication dans le foisonnement des outils existants n’est pas chose facile, comme en témoigne ce cheminement vers le choix du couple Zope/Plone pour la formation des enseignants et les exigences du certificat informatique et internet de niveau 2 pour l’enseignement (C2i2e).
À lire (PDF, 164 ko, 3 pages)

À consulter : la liste d’adresses (il y a aussi sur cette page Web, une bonne liste de liens répertoriés sur ce sujet).

Gilles Ruchon, Eric Vaccari, Serge Vial, en novembre 2004 ont publié sur le site

http://ecogest.ac-grenoble.fr/aide/OutilsCollaboratifsPres.htm un article (avec des schémas):

Un outil de travail collaboratif au service des pratiques pédagogiques

Ce document est des plus pertinents pour comprendre ce qu’est le travail collaboratif en éducation et pourquoi il s’avère utile et de plus en plus nécessaire? Quelles applications sont possibles par les systèmes de gestion de contenu et quelles structures informatiques sécurisées ont été utilisées? Un exemple de séquence pédagogique nous est présenté avec quelques notions tirées du processus de publication.

Il s’agit d’un article rédigé le 20 novembre 2004 qui a fait l'objet d'un exposé au cours des journées de l'Association des Professeurs de Secrétariat à l’académie de Grenoble, et qui s’intitule :

Un outil de travail collaboratif au service des pratiques pédagogiques : Ovidentia®*

http://ecogest.ac-grenoble.fr/aide/OutilsCollaboratifsPres.htm

* L'outil collaboratif Ovidentia est celui qui a été choisi par le Carmi tertiaire de l'académie de Grenoble

On retrouve dans cet article les principaux points suivants :

Pourquoi les outils collaboratifs ?

Dans le monde professionnel, les outils traditionnels ont montré leurs limites

Au sein de nos enseignements, les besoins de partage de l’information se sont nettement accrus

Bien que sources d'énormes progrès par rapport à la pratique sur poste individuel, les pratiques pédagogiques issues du réseau local, ont aussi montré certaines limites

En conclusion, nos enseignements ont besoin de davantage prendre appui sur une véritable organisation des contenus, produits et publiés (en partie) par les élèves et les professeurs.

2. Qu’est-ce qu’un système de gestion de contenu ?

D'après un article de Journal du net, on peut distinguer : (Source Nicolas Six, Journal du Net, oct. 2002)

les outils de communication de base, qui concernent la communication à deux individus (coopération) : messagerie, tableau blanc, …
les outils de travail partagé, qui supposent un degré plus avancé de collaboration entre plusieurs individus (avec le sentiment d'une finalité commune) : partage de documents (Word), partage de base de données, édition partagée, contributions à des forums…
les outils d’accès au savoir (knowledge management), centrés sur la gestion des connaissances : portails, outils de gestion de contenu (content management system), listes de diffusion, moteurs de recherche…
les outils de workflow, qui autorisent une certaine coordination des tâches au sein d'un processus : outils de synchronisation, de gestion automatisée des documents électroniques (ex. traitement "automatisé" d'un sinistre au sein d'une compagnie d'assurances)…

Le Système de Gestion de Contenu (content management system), une définition.

En première approche, le système de gestion de contenu est un progiciel qui permet d’organiser la collecte et la publication de l’information, avec les caractéristiques suivantes :

Les auteurs disposent d’une interface simple pour déposer leur contenu : articles publiés au sein d’une sorte de thésaurus (souvent hiérarchisé en catégories, sous-catégories..., thèmes), fichiers déposés dans des répertoires partagés ;
La forme graphique est gérée par l’application (et dissociée du contenu) : les auteurs ne se préoccupent que très peu de la mise en page ;
Le logiciel organise la publication et la validation des contenus et les accès des divers acteurs (auteurs, modérateurs, lecteurs, gestionnaires du contenu) : des droits d'accès sont donnés à des groupes sur les objets (thèmes d'articles, répertoires partagés, contributions aux forum, agendas partagés...) gérés par le système ;
L’outil organise le stockage des contenus au sein d’une base de données (au standard SQL) ;
Le contenu fait l’objet d’une description unifiée (définition de méta-données, langage xml).

L’outil collaboratif apporte à l'utilisateur des fonctions complémentaires intégrées :

un moteur de recherche, et des outils de syndication des contenus (échanges normalisés de contenus, de site à site),
la gestion des versions successives des documents (travail à plusieurs),
un agenda personnel (partageable) et de groupe (planification des tâches),
un forum, une foire aux questions (FAQ), (échanges et communication autour de sujets prédéfinis),
un système de messagerie, des annuaires des contacts et des groupes d'utilisateurs…

L'outil collaboratif Ovidentia retenu par le Carmi tertiaire de l'académie de Grenoble comporte toutes les fonctionnalités de base énumérées ci-dessus, sauf peut-être (nous n'avons pu tout tester à ce jour) le marquage des données à partir de descripteurs définis par langage : dans la plupart des outils en licence libre, la recherche des informations est basée sur des mots-clefs définis et organisés par les auteurs eux-mêmes...

Un exemple de séquence pédagogique

Déroulement (TD communication en 1ère STG, d'après un cas de M. Couteux, Crcom)

Le professeur prépare un TD à la maison :
- à l'aide de documents et d'articles (comportant les consignes de travail et des liens vers les fichiers utiles) mis en ligne
- il organise le travail de la classe à l'aide d'événements notés dans l'agenda de la classe (date du TD avec lien vers l'article, date de remise) ;
- il instaure la collaboration entre les élèves à l'aide d'un forum qui permet aux élèves de résoudre les difficultés courantes, et de s'entr'aider ;
Un élève (Benoît) se connecte à l'outil (en classe) :
- il a accès aux seuls thèmes publics de chacune des sections, et à l'ensemble des thèmes de sa classe (où il est auteur) ;
- il prend connaissance des réponses à sa question posée au forum ;
- le jour du TD, il prend connaissance de l'événement d'agenda, qui pointe sur l'article de consignes, qui permet de télécharger les documents nécessaires ;
- ... le soir, à la maison, il met en ligne (publie un article) la synthèse du travail de son groupe.
Une autre élève (Lucie) se connecte,
- chargée de "superviser" les travaux du groupe de Benoît, elle ajoute un commentaire attaché à l'article de Benoît...
- elle complète sa fiche au sein de l'annuaire des élèves de la classe ;
- elle partage son agenda en consultation avec Benoît, son professeur ;
- en difficulté pour réaliser le TD, elle pose une question sur le forum ;
- elle prend connaissance d'un article au sein du Thème "Et après le bac STG ?" de la section "Vie de l'établissement".
Le professeur
- annote l'article de Benoît : "Lucie a raison (sauf pour l'orthographe...), il manque le fichier joint...".
...à la demande du professeur,
- le gestionnaire du niveau PSTG archive l'article de Benoît, les objectifs du TD étant atteints ;
- l'administrateur du niveau PSTG crée un nouveau forum : "Facteurs qui influencent le comportement de l'individu"...

Ce scénario (ici résumé) a montré la richesse pédagogique des échanges possibles à partir de contenus mis en ligne par les acteurs eux-mêmes, des situations de communication, des interactions entre individus et groupes générées à partir de pratiques collaboratives.

Voir schéma 3.2 : Quelques notions tirées du processus de publication

http://ecogest.ac-grenoble.fr/aide/OutilsCollaboratifsPres.htm

En fonction de sa place dans l'organisation, chaque individu est amené à jouer un ou plusieurs rôles au sein du processus de publication, tel qu'il est organisé par le paramétrage (propre à chaque thème) mis en place avec l'outil de gestion de contenu :

L'auteur d'un article dispose d'un éditeur de texte simple (icônes habituelles d'un texteur), lui permettant de saisir et présenter du texte (sauvegardé à l'état de "brouillon"), et d'insérer des liens vers d'autres articles du site, vers des fichiers déposés, vers des contributions à des forums, ou vers d'autres sites internet...
Une fois que l'auteur a "soumis" son article, celui-ci passe dans l'état "en attente" (d'approbation) : une liste de personnes (attachée à chacun des thèmes) est chargée de valider les articles (fichiers, contributions...) soumis ; dans notre organisation, les approbateurs sont les professeurs de la classe.
Le système d'approbation peut être plus ou moins sophistiqué : un seul approbateur peut suffire (le premier qui valide), ou bien imposer un ordre pour les approbateurs, ou bien comporter au moins un approbateur de chacun des sous-groupes d'approbateurs...
Après son approbation, l'article est publié : il devient visible sur le site à l'ensemble des lecteurs autorisés à visualiser le thème...
L'auteur peut modifier chacun de ses articles (qui fait alors l'objet d'une nouvelle approbation).
Le gestionnaire du thème peut réaffecter l'article à un autre thème, il peut modifier, archiver, supprimer l'article.
L'administration (avec le site tel que nous l'avons organisé) est déléguée au plus près des équipes, à chaque niveau d'enseignement (IGC, PSTG, TSTG, MUC, NRC...) : l'administrateur d'un niveau a toute liberté pour créer des objets supplémentaires (thèmes, répertoires partagés, forums, faqs...) et pour faire évoluer l'outil en fonction des besoins exprimés par ses collègues.
Les acteurs (auteurs, approbateurs...) peuvent faire l'objet d'une notification automatique par message électronique à la suite d'un nouvel événement (article en attente, fichier déposé...).
C'est aussi l'occasion pour les élèves et les professeurs de mieux mesurer les interactions possibles entre l'organisation humaine et celle induite par les outils informatiques...

Cette représentation du circuit de publication des articles permet d'illustrer la notion de workflow.
L'organisation du processus de publication des articles est en effet un workflow particulier : le paramétrage attaché au thème et le mode d'approbation retenu organisent la création, la circulation et le traitement plus ou moins automatisés de l'article entre les divers acteurs de ce processus (auteurs, approbateurs, gestionnaires, lecteurs).

L'architecture et l'organisation mises en oeuvre

L'outil collaboratif Ovidentia est une application de type web qui repose sur un serveur d'application qui peut s'intégrer à tout serveur de type Windows 2000 ou 2003 ou Linux. Si l'outil collaboratif doit être accessible par internet (en-dehors de l'établissement scolaire), l'installation doit prendre en compte des notions fortes de sécurité.

Voir schéma : 4.1 L’architecture fonctionnelle : le client internet universel

http://ecogest.ac-grenoble.fr/aide/OutilsCollaboratifsPres.htm

Architecture déployée par le Carmi Tertiaire

L'architecture ci-dessous est déployée en un premier temps au sein des établissements tertiaires abritant un BTS MUC ou NRC rénové.
Elle autorise un accès à internet sécurisé, via le serveur de communications existant (Slis).
La solution et son téléchargement sont présentés sur le site du Carmi tertiaire.

Voir schéma : 4.2 http://ecogest.ac-grenoble.fr/aide/OutilsCollaboratifsPres.htm

Autre solution : serveur Ovidentia déployé par un FAI (fournisseur d'accès à internet)

Avec cette solution, le serveur Ovidentia est hébergé par un fournisseur d'accès à internet : c'est lui qui se charge d'abriter l'application et les données sur ses serveurs, des aspects liés à la sécurité internet et aux sauvegardes, du dimensionnement adéquat de la bande passante en fonction du nombre de connexions simultanées...
A Grenoble, nous avons retenu cette solution (le FAI est l'académie de Grenoble) pour organiser le travail collaboratif des équipes centrales chargées du déploiement des réseaux ou de la formation, ou bien pour accompagner les rénovations en cours. (Suite: http://ecogest.ac-grenoble.fr/aide/OutilsCollaboratifsPres.htm )

Le portail est là (en chantier...) : http://ecogest.ac-grenoble.fr